วิธีการแทนที่อีเมลภายในของทีมคุณด้วย Twist

เรารู้ว่าเป็นไปได้เพราะเราทำ นี่คือวิธี ...

จากการศึกษาการสื่อสารภายในของทีมพบว่าในขณะที่พนักงาน 60% ส่งอีเมลอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง แต่เต็ม 80% เห็นว่าอีเมลมีปัญหามากเกินไปสำหรับทีมของพวกเขา

แต่ทีมยังคงยึดติดกับอีเมลด้วยเหตุผลเดียวกันกับที่คนยึดติดกับนิสัยที่ไม่ดี - เราคุ้นเคยกับมันแม้จะมีข้อเสีย การเปลี่ยนแปลงดูเหมือนจะเป็นงานที่แย่มาก ปีศาจที่ดีกว่าที่คุณรู้จัก ...

ที่ Doist เป้าหมายของเราคือหยุดใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารภายใน อย่างสิ้นเชิง ข้อมูลสำคัญถูกปิดเสียงในกล่องจดหมายของผู้คน ไม่สามารถแบ่งปันการสนทนาที่สำคัญได้อย่างง่ายดาย มันแย่ลงเรื่อย ๆ เมื่อทีมของเรา (และจำนวนอีเมล) เพิ่มขึ้น

เมื่อเราลองใช้ Slack เราพบว่าการแชทเป็นกลุ่มเสริมอีเมลแทนที่จะแทนที่ เรายังต้องการสถานที่ในการจัดการการสนทนาระยะยาวในหัวข้อเฉพาะที่ข้อมูลสำคัญจะไม่ถูกลบออกจากกระแสการแชท เราออกแบบ Twist เพื่อรวมการแชทของทีมที่ดีที่สุด - การสนทนาที่โปร่งใสค้นหาได้และอีเมลที่ดีที่สุด - การสนทนาในหัวข้อที่ช่วยให้การสนทนาช้าลงและมีน้ำใจมากขึ้น

วันนี้ทีมงานของเรา 52 คนกระจายไปทั่วโลกส่งอีเมลภายในเป็นศูนย์ หากทีมของคุณกำลังคิดที่จะเปลี่ยนเป็น Twist ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีช่วยให้ทีมของคุณเปลี่ยนจากอีเมล:

ข้อมูลสำคัญในการแบ่งปัน? เริ่มกระทู้

ทุกครั้งที่คุณพบว่าคุณเอื้อมมือไปที่ปุ่มเขียนอีเมลให้เริ่มด้ายบิดแทน เช่นเดียวกับอีเมลเธรดอนุญาตให้แสดงความคิดเห็นที่รอบคอบและยาวกว่าในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง แต่แทนที่จะล็อคไว้ในกล่องจดหมายพวกเขาจะถูกจัดระเบียบในช่องสาธารณะที่ทุกคนสามารถเรียกดูและค้นหาได้ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถนำเธรดมาใช้สำหรับทีมของคุณ:

ตัดสินใจอย่างโปร่งใส

สร้างความไว้วางใจโดยการจัดให้มีการอภิปรายที่สำคัญและสามารถเข้าถึงได้สำหรับทั้งทีม ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างช่อง“ กลยุทธ์” เริ่มหัวข้อเกี่ยวกับพันธกิจของคุณและแจ้งให้ทีมของคุณทราบ พวกเขาสามารถตอบกลับเธรดตามกำหนดเวลาของตนเองและสามารถค้นหาเธรดได้ในภายหลัง ส่วนที่ดีที่สุดคือสมาชิกในทีมสามารถเรียกดูเธรดช่องและติดตามสิ่งที่กำลังคุยกัน มันกำหนดน้ำเสียงเปิดกว้างและความซื่อสัตย์สำหรับทั้งทีมและทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้

Doist Heads เป็นที่ที่ทีมของเรานำไปสู่การอภิปรายในการตัดสินใจระดับสูง ผู้ใดก็ตามที่สามารถมีส่วนร่วมในการอภิปราย

ความโปร่งใสทำงานได้ทั้งสองวิธี - ผู้นำสามารถเยี่ยมชมโครงการและช่องทางของทีมเพื่อเชื่อมต่อกับทีมและงานของพวกเขาโดยตรง

CEO ของเราทำการเช็คอินที่คลังอาวุธของทีม

จัดระเบียบเอกสารสำคัญในช่องทาง

คุณเคยพบไฟล์แนบอีเมลจากครึ่งปีที่ผ่านมาหรือไม่? หลังจากสมองของคุณ“ ใครส่งมา? หัวข้อคืออะไร? เมื่อนั้นคืออะไร?” คุณยอมแพ้ การศึกษาหนึ่งพบว่ามันต้องใช้แรงงานถึง 8 การค้นหาเพื่อค้นหาข้อมูลที่ถูกต้อง

ใน Twist คุณสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดายโดยการสร้างช่องทางเช่น #Admin และสร้างเธรดใหม่สำหรับแต่ละเอกสารสำคัญเช่นเงินเดือน HR สิ่งอำนวยความสะดวกการรายงานค่าใช้จ่าย ฯลฯ ผู้คนสามารถดาวน์โหลดเอกสารและถามได้ คำถามและรับคำตอบในชุดข้อความสร้างคำถามที่พบบ่อยตามธรรมชาติ

เมื่อเวลาผ่านไปและจำนวนของลูกโป่งเอกสารสำคัญคุณสามารถค้นหาช่องทาง Twist โดยใช้คำสำคัญผู้เขียนและวันที่เพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการในวันสัปดาห์และแม้กระทั่งปีต่อ ๆ ไป

ค้นหาแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายที่คุณใส่ผิดที่ - และถามคำถามในที่เดียวกัน

แบ่งปันการอัปเดตรายสัปดาห์

ใช้ Twist เพื่อแชร์ความคืบหน้ารายสัปดาห์และทำให้ทีมของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน เรามีช่อง #Doist Snippets ที่เราเริ่มหัวข้อใหม่เพื่อแบ่งปันสิ่งที่เราทำเมื่อสัปดาห์ที่แล้วและสิ่งที่อยู่บนสำรับสำหรับรายการที่กำลังจะมาถึง เป็นกำลังใจเมื่อเพื่อนร่วมทีมของคุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของคุณและปล่อยให้อีโมจิตอบโต้สั้น ๆ แทนที่จะรู้สึกว่าคุณกำลังตะโกนเป็นโมฆะในอีเมล

โดยการโพสต์ตัวอย่างงานประจำสัปดาห์ของเราเราเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมทีมของเราและสามารถให้การสนับสนุนของเรา

ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล (มาก) ถึง Twist โดยตรง

ผู้จัดการฝ่ายขายคนหนึ่งที่ตอนนี้ใช้ Twist กำลังส่งอีเมลสอบถามรายละเอียดการขายมากกว่า 40 รายการไปให้เพื่อนร่วมงานทุกวัน ไม่สนุก. ตอนนี้เธอส่งต่ออีเมลลูกค้าใหม่โดยอัตโนมัติเป็นเธรดแบบ Twist ในช่องลูกค้าใหม่ เมื่ออยู่ใน Twist เธอสามารถแจ้งเพื่อนร่วมทีมที่จำเป็นและทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับการกระทำต่อไป

คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อส่งต่ออีเมลอัตโนมัติที่ตรงกับเกณฑ์ที่กำหนดหรือสร้างการรวม Zapier (หรือ Zap) เพื่อส่งสำเนาอีเมล sales@xyzsales.com ทั้งหมดของคุณไปยังแชนเนล Twist ที่คุณเลือก

หลังจากส่งต่อลูกค้าที่มุ่งหวังไปยัง Twist แล้วทีมขายสามารถหารือเกี่ยวกับวิธีดำเนินการ

ต่อไปนี้เป็นวิธีอื่น ๆ ในการลดปริมาณการแจ้งเตือนทางอีเมลโดยใช้ Twist:

  • ลดการแจ้งเตือนทางอีเมลของ Google Doc โดยใช้ Zap ที่โพสต์ความคิดเห็นของเธรดทุกครั้งที่มีคนอัปเดตเอกสาร
  • เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับการชำระเงินหรือคำสั่งซื้อในเครื่องมืออีคอมเมิร์ซของคุณ Twist สามารถเริ่มเธรดโดยอัตโนมัติโดยใช้ Zaps สำหรับ QuickBooks, Xero และ Stripe
  • ให้ตั๋วการสนับสนุนใหม่และอัปเดตโพสต์โดยอัตโนมัติใน Twist ลองใช้ Zaps เชื่อมต่อ Twist กับ Zendesk หรือโต๊ะทำงาน

ค้นหาวิธีเพิ่มเติมในการทำให้กล่องจดหมายเข้าของคุณง่ายขึ้นโดยเชื่อมต่อแอพของคุณกับ Twist โดยใช้ Zapier (ถ้าคุณใช้ Todoist คุณสามารถสตรีมงานและการแจ้งเตือนโครงการของคุณโดยอัตโนมัติเป็น Twist ได้เช่นกัน)

ทำงานกับผู้ทำงานร่วมกันภายนอกใน Twist แทนอีเมล

การทำงานกับเอเจนซี่ภายนอกผู้รับเหมาและมือปืนรับจ้างอาจเป็นปัญหาใหญ่ มันยากยิ่งขึ้นหากจุดติดต่อเพียงจุดเดียวของคุณคืออีเมลเดียวที่มีผู้มีส่วนได้เสียที่แตกต่างกันหลายสิบคน

ให้เชิญผู้ทำงานร่วมกันภายนอกมาบิดเป็นแขกแทน ผู้เยี่ยมชมสามารถเข้าถึงช่องที่คุณให้สิทธิ์การเข้าถึงเท่านั้น เหมือนนำใครบางคนเข้ามาในสำนักงานของคุณมอบโต๊ะให้พวกเขาและให้พวกเขาทำงานร่วมกับทีมของคุณในโครงการเฉพาะ พวกเขาจะสามารถถามคำถามโพสต์การอัปเดตและรับข้อเสนอแนะได้ในที่เดียวที่เป็นระเบียบซึ่งทีมอื่น ๆ ของคุณสามารถเข้าถึงได้

ทีมงานของเราสามารถตรวจสอบการตัดวิดีโอล่าสุดจากทีมงานผลิตภายนอกของเราได้โดยตรงใน Twist

เคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ ในการป้องกันไม่ให้ทีมแพ้

ผู้คนจะไม่เปลี่ยนนิสัยของพวกเขาในชั่วข้ามคืนและให้ทั้งทีมเปลี่ยนมาใช้เครื่องมือใหม่ที่ท้าทาย นี่คือเคล็ดลับสั้น ๆ ที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น:

ส่งต่ออีเมลไปยัง Twist

จนกว่าทีมของคุณจะคุ้นเคยกับ Twist แล้วการสนทนาทางอีเมลก็จะปรากฏขึ้น เมื่อใดก็ตามที่เกิดขึ้นคุณสามารถส่งต่ออีเมลไปยัง Twist เป็นกระทู้หรือความคิดเห็นใหม่และทำการสนทนาต่อที่นั่น

ทำให้กระทู้และความคิดเห็นสามารถอ่านได้

เมื่อโพสต์และตอบกลับใน Twist ให้ใช้ markdown เพื่อจัดรูปแบบโพสต์ของคุณเพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน เราขอแนะนำให้ใช้ตัวหนาสำหรับส่วนหัว, สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับรายการและรวมถึงการเชื่อมโยงหลายมิติ

จัดระบบ Twist ไว้

จัดระเบียบช่องและเธรดของคุณในแบบที่ใช้งานง่ายสำหรับทีมของคุณ เริ่มต้นด้วยการจัดกลุ่มแชแนลตามทีมโครงการหรือหัวข้อ คุณสามารถแก้ไขชื่อช่องและย้ายกระทู้ไปยังช่องอื่นได้ในภายหลัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณเข้าใจโครงสร้างการตั้งชื่อช่องของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

พักสัปดาห์ที่ไม่มีอีเมล

หากคุณต้องการรับอีเมลจากคนอื่นให้เปิดใช้ Twist โดยไม่มีอีเมล ท้าทายให้ทีมของคุณเริ่มหัวข้อเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาพบว่าพวกเขาส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน ผู้ดูแลระบบ Twist หนึ่งคนเพียงหยุดตอบอีเมลของทีมและทุกคนคุ้นเคยกับการเข้าถึงเธอบน Twist ภายในหนึ่งสัปดาห์

ไม่มีวิธีที่“ ถูกต้อง” ในการทำงานกับทีมของคุณ การทดลองใช้เครื่องมือใหม่เพื่อค้นหาวิธีการทำงานสำหรับเวิร์กโฟลว์เฉพาะของคุณเป็นสิ่งสำคัญ สำหรับแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีทำให้ Twist ทำงานให้กับทีมของคุณตรงไปที่ส่วนเริ่มต้นใช้งานในศูนย์ช่วยเหลือ Twist

ยังไม่ได้ใช้ Twist ใช่ไหม ช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันอย่างสงบและเป็นระเบียบมากขึ้นโดยทดลองใช้ฟรีตราบเท่าที่คุณต้องการฟรี

Neil Vidyarthi กำลังใคร่ครวญวิธีการตอบอีเมลโดยใช้อิโมจิเท่านั้น

เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีทำให้การทำงานเป็นทีมสงบและเป็นระเบียบมากขึ้น: